Los ladrones del tiempo son hábitos y actividades que hacen desperdiciar parte del tiempo mientras se trabaja, pequeñas interrupciones o pausas que distraen de la tarea principal que se está realizando.
A menudo, estas interrupciones que nos van restando minutos todos los días, son inapreciables y otras veces en cambio son más evidentes. Sea como fuere, conviene identificarlas para poder mejorar nuestra productividad y satisfacción personal.
Existen dos tipos de ladrones de los tiempos: los internos y los externos.
Los ladrones del tiempo internos
Los internos provienen de nosotros mismos, de nuestros comportamientos, de nuestras percepciones y de las decisiones que vamos tomando a lo largo del día.
Algunos de ellos son:
- La falta de comunicación.
- La indecisión o inseguridad a la hora de tomar decisiones o afrontar responsabilidades.
- El sueño o cansancio que puede mermarnos la capacidad de reacción y el tiempo de respuesta.
- La falta de atención o concentración, tanto por el motivo anterior como. por cualquier otro como el ruido, la temperatura, etc.
- El perfeccionismo y la autoexigencia con nosotros mismos.
- La desorganización o el desorden.
- Las multitareas.
- El estrés y la ansiedad.
- El no saber decir no, ya sea por un sentimiento de culpa, por hacernos valorar, por evitar conflictos..
- La procrastinación (dejar las tareas para más tarde, sea para que nos resulten tediosas o para que sean complejas).
Los ladrones del tiempo externos
Los ladrones externos por su parte, son aquellos que provienen del exterior y aunque no se pueden evitar (porque son intrínsecos en el trabajo), sí pueden gestionarse mejor para que sus efectos nos afecten cuanto menos, mejor.
Entre los más habituales se encuentran:
- Las llamadas telefónicas.
- Las reuniones.
- Los mails.
- Los whatsapps.
Como evitar a los ladrones del tiempo
Para evitarlos, éstas son algunas de las pautas que deberían seguirse:
- Planificar tres o cuatro momentos al día para abrir mails, evitando tener la aplicación abierta siempre, ya que cada vez que entra un mensaje nos vemos tentados a atenderle en ese mismo momento.
- No conectarse a las redes sociales.
- Si es necesario, apagar el móvil en aquellos momentos que necesitamos una mayor concentración. Otras opciones válidas serían: utilizar auriculares, cerrar la puerta del despacho o avisar a los compañeros de que durante un tiempo no se nos interrumpa.
- Convocar a las reuniones tan sólo a las personas estrictamente necesarias y fijar una hora de comienzo y una hora de finalización. Además, es aconsejable que todos los asistentes lleven preparado el material necesario, para no desperdiciar el tiempo. Es muy común también grabar la reunión para que otras personas que puedan estar interesadas en su contenido puedan visualizarla en cualquier momento.
- Poner límites.
- Valorar si las urgencias lo son realmente o pueden esperar.
- Respetar el trabajo de los demás.
- Delegar: no se puede controlar absolutamente todo, ni tampoco hacerlo todo nosotros mismos.